Analisis Dan Desain Jabatan

 1. Pengertian Analisis Jabatan

Analisis Jabatan/Pekerjaan (Job Analysis) adalah suatu kegiatan pengumpulan data/informasi yang menyangkut tentang sesuatu jabatan/pekerjaan untuk menetapkan uraian jabatan/pekerjaan dan persyaratan  jabatan/pekerjaan.

Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.

Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebahai berikut; A Systematic may to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang.

Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification).

  • Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Dengan kata lain deskripsi jabatan itu ialah uraian yang menggambarkan bagaimana suatu jabatan/pekerjaan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang, tanggung jawab, hubungannya dengan jabatan/pekerjaan lain dan risiko jabatan/pekerjaan tsb.
  • Spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu. Atau bisa dengan kata lain

2. Tujuan Analisis Jabatan

Seperti yang dijelaskan di atas, bahwa hasil langsung dari analisis jabatan adalah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Selain deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, analisis jabatan memiliki tujuan yang sangat penting bagi perusahaan ataupun organisasi, diantaranya ialah :

     A. Tujuan analisis jabatan dalam rekrutmen dan seleksi

  • Perekrutan karyawan baru untuk mengisi posisi yang kosong ;
  • Menentukan tingkat gaji yang tepat dalam setiap posisi untuk membantu menentukan berapa gaji yang harus ditawarkan atau layak kepada kandidat sesuai dengan tingkat pendidikan dan pekerjaannya;
  • Persyaratan minimum ( pendidikan dan atau pengalaman ) untuk pelamar;
  • Wawancara pertanyaan ;
  • Seleksi tes ( misalnya : tes tertulis, tes lisan, simulasi kerja );
  • Pemohon penilaian atau bentuk evaluasi ;
  • Orientasi bahan untuk pelamar atau karyawan baru

     B. Tujuan analisis pekerjaan pada evaluasi kerja yaitu menetapkan kompensasi yang adil

     C. Tujuan analisis jabatan dalam desain pekerjaan :

  • Mengurangi biaya personil
  • Merampingkan proses kerja
  • Meningkatkan produktivitas dan pemberdayaan karyawan
  • Meningkatkan kepuasan kerja
  • Member fleksibilitas penjadwalan yang lebih besar bagi karyawan
  • Menyederhanakan pekerjaan dengan kegiatan yang berbeda agar lebih efektif
  • Mengidentifikasi apa yang harus dilakukan
  • Bagaimana akan dilakukan, mana yang akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan itu.

     D. Tujuan analisis pekerjaan pada kompensasi dan manfaat.

  • Analisis jabatan dapat digunakan sebagai kompensasi untuk mengidentifikasi atau menentukan tingkat keterampilan
  • Faktor kompensasi pekerjaan
  • Lingkungan kerja
  • Tanggung jawab ( misalnya fiskal : pengawasan ), tingkat pendidikan ( tidak langsung berhubugan dengan gaji )

     E. Pentingnya analisis jabatan dalam penilaian kinerja

     Analisis pekerjaan dapat digunakan dalam tinjauan kinerja untuk mengidentifikasikan atau mengembangkan :

  • Tujuan dan sasaran
  • Kinerja standar
  • Panjang periode percobaan
  • Tugas untuk dievaluasi
  • Kriteria evaluasi

     F. Pentingnya analisis jabatan dalam pelatihan dan pengembangan

     Analisis jabatan dapat digunakan dalam penilaian kebutuhan pelatihan untuk mengidentifikasi atau mengembangkan :

  • Pelatihan konten
  • Penilaian tes untuk mengukur efektivitas pelatihan
  • Peralatan yang akan digunakan dalam memberikan pelatihan
  • Metode pelatihan ( kelompk kecil, berbasis computer, video )

     G. Analisis pekerjaan meningkatkan produktivitas

  • Analisis kerja  mengidentifikasikan kriteria kinerja sehingga mempromosikan pekerjaan untuk kinerja terbaik

     H. Pentingnya analisis jabatan dalam kepatuhan terhadap hokum perburuhan

  • Mengidentifikasi persyaratan sesuai dengan hokum perburuhan yang berlaku di Indonesia dan peraturan-peraturan terkait yang berhubungan dengan tenaga kerja, upah kerja dan hubungan industrial.

Secara garis bsar dapat kita tarik kesimpulan bahwa ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan:

  1. Untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan per syaratan jabatan (job specification).
  2. Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan MSDM

Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan/pekerjaan sebagai berikut:

  1. Identifikasi jabatan/pekerjaan
  2. Ringkasan jabatan/pekerjaan
  3. Rincian tugas yang dilaksanakan
  4. Pengawasan yang diberikan dan diterima
  5. Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya
  6. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan
  7. Kondisi lingkungan kerja

Spesifikasi jabatan/pekerjaan mengandung hal-hal sebagai berikut:

  1. Identifikasi Jabatan
  • Nama
  • Kode
  • Bagian
  1. Persyaratan Jabatan
  • Pendidikan
  • Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan
  • Pengalaman yang diperlukan
  • Pengetahuan & keterampilan
  • Peryaratan fisik
  • Status perkawinan
  • Jenis kelamin
  • Usia
  • Kewarganegaraan
  • Kualifiaksi emosi
  • Kemampuan-kemampuan khusus lainnya

Manfaat Analisis Jabatan :

  1. Menetapkan dasar-dasar rasional pengupahan dan penggajian yang obyektif.
  2. Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat me nyebabkan diskriminasi dalam pengadaan karyawan.
  3. Merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia  di waktu yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya.
  4. Menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan-lowongan  pekerjaan yang tersedia.
  5. Menentukan dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan  latihan baik bagi karyawan baru maupun karyawan lama.
  6. Menentukan pola atau pokok-pokok sistem pengembangan  karier karyawan yang tepat dan menyeluruh.
  7. Menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistic
  8. Menempatkan karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya secara efektif.
  9. Penataan jabatan dan pengembangan organisasi.
  10. Membantu kemudahan dalam memahami tugas terutama bagi karyawan baru.
  11. Memperbaiki aliran atau alur kerja
  12. Memperlancar hubungan kerjasama dan saling pengertian antar  karyawan dan antarsatuan organisasi.

 4. Metode Analisis Jabatan

  • Metode Observasi. Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya.
  • Metode Wawancara. Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis
  • Metode Angket. Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka.

5. Tahap-Tahap Kegiatan Analisis Jabatan:

  1. Persiapan Analisis jabatan
  2. Pengumpulan data
  3. Pengolahan data
  4. Penggunaan dan Penyajian Informasi Jabatan

6. Proses Analisa.

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, sebaiknya mengikuti proses berikut:

  1. Pilih Jabatan-jabatan yang direncanakan untuk dievaluasi dan lengkapi dengan memeriksa catatan-catatan yang ada atau terdahulu mengenai jabatan yang dimaksud
  2. Jelaskan maksud dan tujuannya kepada sipemegang jabatan dan atasannya. In perlu agar mereka tidak curiga, karena kalau mereka berfikir bahwa ini akan merugikan mereka, informasi yang akan mereka berikan tidak akan obyektif.
  3. Jika maksud dan tujuan telah diterima dan dimengerti oleh pemegang jabatan barulah proses analisa dapat dilaksanakan.
  4. Setelah keterangan yang diperlukan dirasa telah lengkap, kumpulkan dan susun baik uraian maupun spesifikasi jabatan.
  5. “Maintain dan update” uraian maupun spesifikasi jabatan tersebut dengan selalu melengkapinya dengan informasi-informasi baru.

            Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan sangat penting bagi perusahaan dalam mengelola managemen untuk mengatur tugas pokok dan fungsi karyawan dalam melakukan pekerjaan agar lebih efektif dan efisien sehingga meningkatkan produktivitas yang menguntungkan perusahaan.



Referensi :
https://dispusip.pekanbaru.go.id/pembahasan-analisa-jabatan-anjab-dan-analisa-beban-kerja-abk-2018/
https://garuda.ristekbrin.go.id/documents/detail/912902
http://amhy17.blogspot.com/2016/02/analisis-jabatan-rekrutmen-dan-seleksi.html
https://www.researchgate.net/publication/348000808_EVALUASI_PROGRAM_PENGEMBANGAN_SUMBER_DAYA_MANUSIA_Studi_pada_Program_Pelatihan_di_BPSDMP_Kominfo_Jakarta

Komentar

Posting Komentar